No ambiente corporativo, onde cada minuto e cada recurso contam, a locação de impressoras vem ganhando espaço como uma solução prática e inteligente para empresas de todos os tamanhos. Em vez de adquirir equipamentos próprios — que exigem investimento inicial alto e manutenção constante —, muitas organizações estão optando pelo modelo de outsourcing de impressão, no qual todo o parque de impressoras é fornecido e administrado por uma empresa especializada.
Como funciona a locação de impressoras
Na prática, a empresa contratante paga uma mensalidade fixa que inclui o uso das impressoras, manutenção preventiva e corretiva, reposição de suprimentos (como toners e cartuchos) e suporte técnico. Assim, o negócio não precisa se preocupar com falhas técnicas, estoque de insumos ou obsolescência dos equipamentos — tudo fica sob responsabilidade da locadora.
Muitas prestadoras também oferecem monitoramento remoto do volume de impressões, o que permite controlar custos, identificar desperdícios e gerar relatórios detalhados sobre o uso dos equipamentos. Esse tipo de gestão é especialmente útil para empresas com alto fluxo de documentos, como escritórios de advocacia, clínicas médicas, instituições financeiras e órgãos públicos.
Por que as empresas alugam em vez de comprar
Os principais motivos que levam empresas a optar pela locação são:
- Redução de custos operacionais: não há necessidade de investir na compra de equipamentos caros nem em manutenção, o que alivia o caixa e melhora o fluxo financeiro.
- Previsibilidade de gastos: a mensalidade fixa facilita o controle orçamentário.
- Suporte técnico garantido: qualquer problema é resolvido rapidamente pela empresa fornecedora, evitando paradas na operação.
- Atualização tecnológica constante: o contrato permite trocar os equipamentos por modelos mais modernos sem novos investimentos.
Sustentabilidade e eficiência: impressoras mais novas consomem menos energia e insumos, contribuindo para políticas de ESG e redução de impacto ambiental.
Compensa mesmo?
Sim — na maioria dos casos, a locação de impressoras é mais vantajosa do que a compra, especialmente para negócios que imprimem em grande volume ou precisam de equipamentos de alta performance. Além da economia direta, há um ganho estratégico: as equipes podem focar no que realmente importa, enquanto a gestão de impressão fica nas mãos de especialistas.No fim, o modelo de locação se consolida como uma tendência dentro do mercado corporativo moderno — unindo tecnologia, controle de custos e sustentabilidade. É a escolha de empresas que buscam eficiência sem abrir mão da praticidade.
Vantagens do aluguel de impressoras para empresas
O aluguel de impressoras combina economia com eficiência operacional.
Veja alguns dos principais diferenciais desse modelo:
1. Custo inicial reduzido
Em vez de imobilizar capital na compra de equipamentos, a empresa investe em uma mensalidade acessível, preservando o fluxo de caixa para áreas estratégicas.
2. Manutenção e suporte inclusos
A manutenção preventiva e corretiva está no contrato.
Se algo falhar, a empresa fornecedora envia técnicos especializados ou substitui a máquina rapidamente — sem custo adicional.
3. Atualização tecnológica constante
A tecnologia de impressão evolui rapidamente.
Com o aluguel, é possível trocar os equipamentos por modelos mais modernos sempre que necessário, sem investir novamente.
4. Impressoras de backup
Em caso de falha, é comum que o contrato preveja impressoras reserva, evitando paralisações.
Esse tipo de contingência é essencial em setores que não podem parar, como saúde, jurídico e educação.
5. Gestão e controle de uso
Muitas locadoras oferecem um dashboard de impressão, que permite visualizar em tempo real o volume impresso por usuário, setor ou máquina.
Esse controle ajuda a reduzir desperdícios e identificar oportunidades de economia.
Como funcionam os contratos de locação
Os contratos de locação de impressoras costumam ter duração entre 24 e 36 meses, mas podem ser ajustados conforme a demanda.
Empresas com volume variável de impressão, por exemplo, podem optar por planos sazonais ou franquias mensais de páginas.
Existem diferentes formatos contratuais:
- Taxa fixa + custo por página: paga-se uma mensalidade pelo uso do equipamento e um valor adicional por página impressa.
- Franquia mensal: o contrato inclui uma quantidade de páginas por mês, e impressões excedentes são cobradas à parte.
- Modelo “All In”: inclui tudo — equipamento, suprimentos, papel, manutenção e suporte.
O ideal é que a contratante avalie seu volume médio de impressão, picos sazonais e tipos de documento para escolher o modelo mais adequado.Como funcionam os contratos de locação
Os contratos de locação de impressoras costumam ter duração entre 24 e 36 meses, mas podem ser ajustados conforme a demanda.
Empresas com volume variável de impressão, por exemplo, podem optar por planos sazonais ou franquias mensais de páginas.
Existem diferentes formatos contratuais:
- Taxa fixa + custo por página: paga-se uma mensalidade pelo uso do equipamento e um valor adicional por página impressa.
- Franquia mensal: o contrato inclui uma quantidade de páginas por mês, e impressões excedentes são cobradas à parte.
- Modelo “All In”: inclui tudo — equipamento, suprimentos, papel, manutenção e suporte.
O ideal é que a contratante avalie seu volume médio de impressão, picos sazonais e tipos de documento para escolher o modelo mais adequado.
A importância do suporte técnico e da manutenção
Um dos grandes diferenciais da locação de impressoras está no suporte.
As empresas especializadas contam com equipes de help desk e atendimento remoto, capazes de resolver problemas simples em minutos.
Quando necessário, há visitas presenciais para reparos mais complexos — tudo dentro do prazo de SLA estabelecido em contrato.
Além da manutenção corretiva, há a manutenção preventiva, programada periodicamente para evitar falhas e manter os equipamentos em plena performance.
Isso significa menos interrupções e maior confiabilidade no fluxo de trabalho.
Sustentabilidade e políticas de ESG no outsourcing de impressão
Optar pelo outsourcing de impressão também é uma decisão sustentável.
As impressoras modernas utilizam menos energia, têm modos de economia automática e usam cartuchos recicláveis.
Além disso, a maioria das locadoras oferece programas de logística reversa, recolhendo toners e insumos para descarte correto.
Empresas que adotam práticas de impressão consciente podem reduzir em até 30% o consumo de papel e insumos, além de reforçar suas políticas de ESG — algo cada vez mais valorizado no mercado e entre investidores.
Segurança da informação e controle de acesso
O ambiente de impressão é um ponto crítico quando o assunto é segurança de dados.
Documentos sensíveis podem ser esquecidos nas bandejas ou acessados indevidamente por terceiros.
As empresas de outsourcing de impressão oferecem soluções para evitar isso, como:
- Impressão liberada apenas com senha, cartão ou biometria;
- Registro de logs de impressão por usuário;
- Integração com sistemas internos de controle e auditoria.
Esse nível de segurança é especialmente importante para setores como jurídico, contábil, financeiro e saúde — onde a confidencialidade é inegociável.
Quem mais se beneficia com o aluguel de impressoras
O modelo de locação de impressoras é versátil e pode atender desde microempresas até grandes corporações.
Entre os segmentos que mais se beneficiam estão:
- Escritórios de advocacia: alta demanda por impressões de contratos, petições e documentos sigilosos.
- Hospitais e clínicas: agilidade no registro e arquivamento de informações médicas.
- Escolas e universidades: grandes volumes de provas, relatórios e comunicados.
- Indústrias e engenharias: impressão de plantas, etiquetas e relatórios técnicos.
- Redes de varejo e franquias: padronização de impressoras em todas as unidades e gestão centralizada.
A tendência do mercado: imprimir menos, mas melhor
Nos últimos anos, o mercado de outsourcing de impressão tem crescido de forma consistente.
Empresas como IDC e Gartner projetam aumento de dois dígitos no setor, impulsionado pela busca por eficiência e sustentabilidade.
A tendência é que as empresas imprimam menos, porém com mais controle e qualidade.
Ou seja, não se trata apenas de reduzir impressões, mas de torná-las mais estratégicas — integradas à rotina e aos sistemas de cada negócio.
