O futuro da gestão de documentos e arquivos: As tendências do setor

Na era dos negócios digitais, a documentação estruturada é essencial para qualquer negócio bem-sucedido. A maneira como armazenamos e compartilhamos dados mudou, e o gerenciamento de arquivos em papel não é mais uma opção.

Em 2025, o formato PDF surge como o tipo de arquivo mais popular para a gestão de documentos. E com as modernas ferramentas on-line, empresários e freelancers ganham mais oportunidades de gerenciar seus documentos em formato PDF. Veja como um tipo de arquivo antigo está ganhando sua segunda via de popularidade.

Desafios que as empresas brasileiras enfrentam sem a documentação digital

Enquanto os documentos da empresa estiverem desorganizados ou armazenados em papel, a gestão de documentos ficará mais lenta:

• Dificuldade de organização de documentos. Encontrar o relatório, documento ou contrato certo em meio a toneladas de papéis é basicamente impossível. Com o tempo, a empresa coleta ainda mais dados, piorando ainda mais a situação.
• Preocupações com a segurança. Papéis não controlados correm maior risco de serem acessados e alterados por terceiros – a empresa pode nem perceber a perda de um arquivo. Como as empresas se tornarão mais vulneráveis a violações de dados em 2025, esse aspecto é especialmente importante.
• Uso inadequado dos recursos humanos. Ocupados com tarefas de gerenciamento sem sentido, os funcionários não conseguem se concentrar em suas metas anteriores e no desenvolvimento da empresa.
• Toneladas de papelada. O gerenciamento inadequado leva à criação de várias cópias, perda de papéis e informações desatualizadas.

Também há perdas financeiras. As despesas com armazenamento em nuvem, medidas de segurança e gerentes aumentam sem melhorar a eficiência da empresa – em vez disso, eles se debatem com arquivos desorganizados.

Como os editores de PDF mudaram a situação?

Um editor on-line, o PDF Guru, é uma ferramenta universal para trabalhar com arquivos PDF. Tendo surgido como um conversor de arquivos, ele agora é adequado para edição, criação, combinação, divisão, etc. de arquivos. A missão da equipe era atender a todas as necessidades de documentação em um único programa – e ele nem precisa ser instalado. Oferecendo-se para gerenciar toda a documentação em PDF, a empresa também fornece todas as ferramentas de que você possa precisar.

Converter arquivos existentes em PDF

Esse é um problema comum dos escritórios digitais: os arquivos do mesmo tópico são armazenados em vários formatos. Por exemplo, um gerente salva um relatório em um arquivo Word, outro em Excel e o terceiro cria uma apresentação em PowerPoint. A ferramenta on-line permite que você converta vários tipos de arquivos em PDF. Como resultado, os negócios recebem um armazenamento universal – e outras vantagens que você conhecerá mais tarde.

Além disso, os escritórios antigos têm a oportunidade de digitalizar documentos em papel e transformá-los em PDF posteriormente para a gestão de arquivos.

Combinação e divisão de arquivos

Agora que todos os arquivos estão no formato PDF, a empresa tem muito mais oportunidades de criar um sistema de gestão de documentos. Dois documentos PDF podem ser mesclados em um só:

• combinar relatórios de diferentes anos e meses;
• criar apresentações com vários slides;
• criar pacotes de documentos para clientes.

A combinação de papéis em um único arquivo, empresas, facilita a estruturação posterior em pastas e sistemas de armazenamento em nuvem. Além disso, cada página do documento mesclado pode ser extraída novamente.

Criação de PDFs do zero

Um editor de PDF on-line permite que os usuários criem uma página em branco e a preencham com elementos: texto, planilha, diagramas, imagens, fotos, etc. Agora que os papéis antigos estão organizados em PDFs, os funcionários podem ser solicitados a trabalhar com esse formato de arquivo em todos os relatórios e documentos futuros.

Adição de assinaturas eletrônicas

Ao digitalizar a imagem de uma assinatura, uma pessoa pode adicioná-la a um arquivo PDF como uma imagem PNG. Essa é uma maneira digital rápida de assinar contratos sem precisar imprimi-los e digitalizá-los novamente. Essa tendência de gestão de documentos e arquivos surgiu durante a pandemia da COVID, quando os funcionários de escritório não podiam se reunir pessoalmente. Compreendendo as vantagens da assinatura digital em papel, muitas empresas no Brasil passaram a usar essa ferramenta também após a pandemia.

O que torna o PDF tão bom para o gerenciamento de arquivos?

A escolha do formato não é aleatória. O PDF combina todas as vantagens de outros formatos de arquivos:

• Aceitação de todos os arquivos de mídia. O PDF funciona com texto, diagramas, planilhas, imagens e até mesmo ilustrações vetoriais, o que pode ser importante para empresas de design.
• Segurança. Os arquivos PDF podem ser protegidos com senhas para definir os níveis de acesso em uma empresa.
• Perseverança do formato. Independentemente do dispositivo que você usar, o arquivo terá a mesma aparência em smartphones, tablets, laptops e PCs. Isso é fundamental para escritórios e freelancers.

O formato também ocupa menos espaço em comparação com arquivos de imagem e documentos WORD. Esse aspecto reduz as despesas com data rooms e sistemas de armazenamento em nuvem.

Conclusão

O futuro da documentação on-line está claramente nos arquivos PDF. Sua flexibilidade, facilidade de uso e proteção são óbvias, e o uso de ferramentas de edição on-line contribui para essa experiência. No futuro, a maioria das empresas recorrerá à gestão eletrônica de documentos, e as habilidades de edição de PDF já estão em alta demanda.